綜合檔案係統

綜合檔案係統是指將不同種類的文件材料進行收集
、zhengliheguanli，binganzhaoyidingdeguilvzuzhiqilai，xingchengyoujizhengti
，weizhazhaoliyongtigongbianlideyizhongkexueguanlishouduan。zonghedanganxitongdejianlishishixianxinxiziyuankaifaliyongdejichuxinggongzuozhiyi。 一、目的與意義 1.便於查閱：綜合檔案係統可以對各種載體的信息資料進行集中統一地管理和存放


，方便工作人員查詢使用。 2.便於保管：通過綜合檔案係統
，可以使各類載體形式的檔案有序歸類，有利於提高檔案室的空間利用率，避免出現混亂的情況。 3.便於統計：綜合檔案係統能夠對檔案的數量、類型等信息進行全麵統計，以便於了解各個部門或個人所形成的檔案數量以及類別分布情況。 4.便於保密：在綜合檔案係統中
，一般會對機密檔案進行分類存儲，以防止泄密事件的發生。 二、內容 1.文書檔案：包括行政公文
、群眾來信來訪接待記錄、會議紀要、計劃方案
、調查研究資料
、總結報告
、請示彙報材料等各種具有存檔價值的文字材料。 2.聲像檔案：包括照片、幻燈片
、錄像帶
、錄音帶
、實物模型、電子版圖片等其他載體的各種聲像材料。 3.實物檔案：如科研項目的原始數據、產品設計圖紙
、技術標準協議書、生產試驗記錄
、設備儀器說明書及操作規程等。 三、功能 1.檢索功能：綜(zong)合(he)檔(dang)案(an)係(xi)統(tong)應(ying)具(ju)備(bei)快(kuai)速(su)準(zhun)確(que)地(di)查(zha)出(chu)所(suo)需(xu)信(xin)息(xi)的(de)功(gong)能(neng)，即(ji)能(neng)根(gen)據(ju)用(yong)戶(hu)提(ti)出(chu)的(de)主(zhu)題(ti)詞(ci)或(huo)非(fei)主(zhu)題(ti)詞(ci)，在(zai)已(yi)有(you)的(de)大(da)量(liang)檔(dang)案(an)庫(ku)藏(zang)中(zhong)迅(xun)速(su)找(zhao)到(dao)所(suo)需(xu)要(yao)的(de)文(wen)件(jian)材(cai)料(liao)。 2.評價功能：綜zong合he檔dang案an係xi統tong應ying能neng根gen據ju用yong戶hu提ti出chu的de問wen題ti

，對dui其qi提ti供gong的de文wen件jian材cai料liao做zuo出chu正zheng確que的de價jia值zhi判pan斷duan，即ji能neng從cong大da量liang的de文wen件jian材cai料liao中zhong找zhao出chu有you用yong的de部bu分fen
，剔ti除chu無wu用yong的de部bu分fen。 3.控製功能：綜合檔案係統應能有效地控製文件材料的流向，即能保證重要的文件材料得到妥善保存，不被丟失或損壞
；同時也能把一些無關緊要的文件材料及時清理出去。 4.利用功能：綜zong合he檔dang案an係xi統tong應ying能neng最zui大da限xian度du地di發fa揮hui其qi社she會hui經jing濟ji效xiao益yi，即ji能neng通tong過guo對dui檔dang案an信xin息xi的de充chong分fen利li用yong
，促cu進jin本ben單dan位wei各ge項xiang工gong作zuo的de開kai展zhan，提ti高gao工gong作zuo效xiao率lv

，增zeng強qiang經jing濟ji實shi力li
，更geng好hao地di為wei社she會hui主zhu義yi現xian代dai化hua建jian設she服fu務wu。